Kennismaken
Menu
Sluiten

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren betekent dat je online facturatiesoftware gebruikt voor het opstellen, versturen en verwerken van facturen. Overstappen naar elektronisch factureren levert een efficiënter en kostenbesparend proces op. Daarnaast is de kans op fouten ook veel kleiner.

Facturen zijn een onderdeel van elk bedrijf maar het proces van factureren verschilt nogal eens. Tegenwoordig kan het ook nog eens veel efficiënter worden uitgevoerd met elektronisch factureren. In dit artikel leggen we uit wat elektronisch factureren is, hoe het werkt en waarom het een slimme keuze is voor ondernemers.

Wat is elektronisch factureren?
Elektronisch factureren, ook wel e-factureren genoemd, is het digitaal opstellen, verzenden en verwerken van facturen. In plaats van papieren facturen te printen en te versturen per post, wordt bij elektronisch factureren gebruikgemaakt van een gestandaardiseerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Dit maakt het mogelijk om facturen automatisch te verwerken in administratiesystemen, zonder handmatige invoer.

Het doel van elektronisch factureren is om het facturatieproces sneller, efficiënter en foutloos te maken. Dit is niet alleen voordelig voor ondernemers, maar ook voor klanten, omdat betalingen sneller kunnen worden verwerkt.

Hoe werkt elektronisch factureren?
Elektronisch factureren begint met het kiezen van een softwareprogramma of online platform dat geschikt is voor jouw bedrijf. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe het proces werkt:

Factuur opstellen:
Je maakt de factuur aan in een digitaal facturatiesysteem. Hierbij vul je de gebruikelijke gegevens in, zoals de bedrijfsnaam, het BTW-nummer, de geleverde producten of diensten en het totaalbedrag.

Factuur versturen:
De factuur wordt in een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL, verzonden naar de klant. Dit kan via e-mail of via een beveiligd elektronisch netwerk.

Factuur ontvangen en verwerken:
De klant ontvangt de elektronische factuur en kan deze direct importeren in zijn boekhoudsysteem. Dit voorkomt fouten die kunnen ontstaan bij handmatige verwerking.

Betaling en opvolging:
Het systeem houdt bij wanneer een factuur is betaald en kan automatische herinneringen sturen als een betaling uitblijft.

Voordelen van elektronisch factureren
Elektronisch factureren heeft een aantal belangrijke voordelen:

Efficiëntie: Minder tijd kwijt aan administratie door automatische verwerking.

Foutreductie: Geen risico op typefouten bij het invoeren van gegevens.

Snellere betalingen: Klanten kunnen sneller betalen door het gebruik van gestandaardiseerde gegevens.

Kostenbesparing: Minder papier, printkosten en postzegels.

Conclusie
Elektronisch factureren is een efficiënte en duurzame manier om het facturatieproces te beheren. Het bespaart tijd, voorkomt fouten en versnelt betalingen. Voor ondernemers is dit een eenvoudige stap richting een professionelere en gestroomlijnde administratie.