Geheimhoudingsverklaring bij bedrijfsovername: waarom is een NDA belangrijk?

Een bedrijfsovername begint vaak met verkennende gesprekken. Om te kunnen beoordelen of een onderneming interessant is, heeft een potentiële koper informatie nodig over bijvoorbeeld omzet, winst, personeel, klanten, contracten en financiering. Voor de verkoper kan het spannend zijn om die gegevens met een externe partij te delen. Een koper kan immers ook besluiten om uiteindelijk geen bod uit te brengen. Toch heeft hij dan mogelijk al inzicht gekregen in belangrijke bedrijfsinformatie.

Een geheimhoudingsverklaring zorgt ervoor dat vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt over het gebruik van die informatie. Daarmee bescherm je niet alleen financiële gegevens, maar ook commerciële en strategische kennis die van waarde kan zijn voor de onderneming.

Wat staat er in een NDA bij een overname?

Een NDA beschrijft welke informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd en wat de ontvanger ermee mag doen. De exacte inhoud verschilt per situatie, maar meestal komen onderwerpen aan bod zoals:

• Welke informatie vertrouwelijk is en onder de overeenkomst valt.
• Voor welk doel de informatie gebruikt mag worden.
• Met welke personen of adviseurs de informatie mag worden gedeeld.
• Hoe lang de geheimhoudingsverplichting geldt.
• Wat er moet gebeuren met documenten en gegevens wanneer de onderhandelingen stoppen.

Meestal worden ook afspraken opgenomen over de gevolgen van een overtreding. Denk bijvoorbeeld aan een contractuele boete of een verplichting om schade te vergoeden.

Wanneer teken je een geheimhoudingsverklaring?

Een NDA wordt idealiter ondertekend voordat uitgebreide bedrijfsinformatie wordt gedeeld. Dat moment ligt daarom het liefst vóór het verstrekken van een informatiememorandum of voordat een koper toegang krijgt tot uitgebreide data. Het is verstandig om de geheimhouding niet pas te regelen wanneer de onderhandelingen al ver gevorderd zijn. Juist aan het begin van het proces moet duidelijk zijn welke informatie vertrouwelijk is en welke afspraken gelden.

Bij een bedrijfsovername kunnen bovendien meerdere partijen betrokken zijn. Denk aan accountants, fiscalisten, juristen en bedrijfsadviseurs. Ook voor het delen van informatie met deze partijen kunnen afspraken over vertrouwelijkheid relevant zijn.

Deze termen worden regelmatig door elkaar gebruikt. Een geheimhoudingsverklaring is meestal een afzonderlijke overeenkomst waarin partijen afspraken maken over vertrouwelijke informatie. Een geheimhoudingsbeding kan ook onderdeel zijn van een andere overeenkomst, zoals een arbeidsovereenkomst of koopovereenkomst.

Bij een overname wordt vaak gesproken over een NDA, omdat de geheimhouding specifiek wordt geregeld voor de informatie die tijdens het overnameproces wordt uitgewisseld.

Een NDA zegt overigens niet dat iedere vorm van informatie automatisch beschermd is. De formulering van de overeenkomst bepaalt welke informatie eronder valt en welke uitzonderingen gelden. Zo kan informatie die al openbaar was of onafhankelijk van de ontvangen informatie is verkregen, buiten de geheimhouding vallen.

Waar moet je als koper of verkoper op letten?

Een geheimhoudingsverklaring biedt bescherming, maar hoeveel bescherming is afhankelijk van de inhoud van de NDA. Een verkoper wil voorkomen dat concurrentiegevoelige informatie onnodig breed wordt verspreid. Een koper wil juist voldoende informatie kunnen ontvangen om een onderneming serieus te kunnen beoordelen.

Let daarom onder meer op de volgende punten:

• Is duidelijk omschreven welke informatie vertrouwelijk is?
• Mag informatie worden gedeeld met externe adviseurs en financiers?
• Hoe lang blijft de geheimhoudingsverplichting gelden?
• Wat gebeurt er met ontvangen informatie als de overname niet doorgaat?
• Zijn er afspraken gemaakt over klant- of personeelsinformatie?
• Wat zijn de gevolgen wanneer iemand de afspraken niet naleeft?

Een goede NDA probeert dus niet alleen de verkoper te beschermen. Ook voor de koper is duidelijkheid waardevol. Je weet vooraf welke informatie je onder welke voorwaarden mag gebruiken.

Wat gebeurt er als de overname uiteindelijk niet doorgaat?

Een bedrijfsovername komt lang niet altijd tot stand. Onderhandelingen kunnen stranden door verschillen van inzicht over de prijs, financiering, risico’s of voorwaarden.

De geheimhoudingsafspraken blijven in veel gevallen ook na het beëindigen van de onderhandelingen relevant. De koper mag de ontvangen informatie dan niet ineens gebruiken voor een ander doel. Vaak moet vertrouwelijke informatie bovendien worden teruggegeven of vernietigd.

Dat maakt een NDA meer dan een formaliteit aan het begin van het overnameproces. Het vormt een kader voor de manier waarop partijen met gevoelige informatie omgaan, ook wanneer er uiteindelijk geen transactie plaatsvindt.

Een geheimhoudingsverklaring is een kleine stap met grote betekenis

Bij een bedrijfsovername moeten koper en verkoper veel informatie met elkaar delen. Een goede geheimhoudingsverklaring zorgt ervoor dat dit gecontroleerd en met duidelijke afspraken gebeurt. Daarmee ontstaat ruimte om het bedrijf inhoudelijk te beoordelen zonder dat vertrouwelijke informatie onnodig op straat komt te liggen.

Wil je een onderneming kopen of juist je bedrijf verkopen? Dan is het verstandig om al vroeg na te denken over de manier waarop je vertrouwelijke informatie wilt delen en beschermen. Onze overname adviseurs helpen om het overnameproces zorgvuldig in te richten, zodat je weet welke informatie wanneer beschikbaar komt. Zo vormt een geheimhoudingsverklaring een praktisch onderdeel van een zorgvuldig voorbereide bedrijfsovername.